Tab "Meta"
Wenn man einen neuen Eintrag erstellt, öffnet sich eine Vorlage mit drei Tabs.
Der erste Tab ist "Meta". Dieser Tab ist bei allen Einträgen gleich, bei Terminen und Meldungen fehlt jedoch die Möglichkeit, eine Bühne zu erstellen. Der Tab "Meta" sollte immer zuerst ausgefüllt werden.
In das Feld "Titel" trägt man den Titel der zu erstellenden Seite ein. Optional ist eine Dachzeile möglich, die etwas kleiner über dem Titel angeordnet ist. Das folgende Feld "Überschrift" kann vom Titel abweichen und wird stattdessen auf der Seite angezeigt. Der Titel wird weiterhin für die URL, Navigation und die Browser-Zeile genutzt.
Es folgt das optionale Beitragsbild. Es hat die Proportion 16:9 und sollte mindestens 1024 x 567 Pixel groß sein. Das Bild wird rechts neben der Überschrift angezeigt.
In das folgende Feld "Beschreibung" kommt eine kurze Zusammenfassung des Inhaltes des Eintrags. Die Beschreibung sollte 100 bis 150 Zeichen enthalten und wird bei Google und in den sozialen Netzwerken als Vorschau angezeigt.
Als Nächstes kann man bestimmen, ob man für die Seite eine Bühne möchte. Falls ja, aktiviert man die Bühne und es erscheint ein neuer Tab "Bühne".
Zuletzt kann man für den Eintrag noch ein Schlagwort vergeben.
Schlagwörter
Alle Einträge mit dem gleichen Schlagwort bilden eine Gruppe, die beim Klick auf das Schlagwort angezeigt wird. Im Newsroom kann man Termine und Meldungen entsprechend der Schlagwörter filtern und z.B. nur Meldungen und Termine der Arbeitsgemeinschaften veröffentlichen.
Auf allen Internetauftritten werden die Schlagwörter in der Liste der Meldungen und Termine gelistet, zusätzlich kommen sie noch in die Suche. Damit die Liste nicht zu unübersichtlich wird, sollten Schlagwörter themenübergreifend eingesetzt werden – z.B. "Kommunalpolitik" anstatt Bebauungspläne, Straßenausbau etc., bzw. "Bildung" anstatt Kindergarten, Schule ….
Schlagwörter sollten als „Hauptwörter“ im Artikel eine Rolle spielen und klar erkennen lassen, worum es im Artikel geht. Schlagwörter stellen auch häufig verwendete Suchbegriffe in Suchmaschinen dar, da Suchmaschinen sich an Schlagwörtern orientieren. Ein nicht oder selten genutzter Suchbegriff ist als Schlagwort nicht geeignet.
Pro Eintrag können mehrere Schlagwörter vergeben werden. Sie präzisieren, worum es im Text geht.
Jedes Schlagwort kann für mehrere Einträge vergeben werden. Man sollte aber darauf achten, keine Schlagworte zu vergeben, die sich gleichen und nur in der Schreibweise unterscheiden. Man sollte auch vermeiden, dass ein Schlagwort in der Einzahl und Mehrzahl vorkommt. Gibt es zum Beispiel das Schlagwort „Kampagnen“, sollte man in einem neuen Artikel mit ähnlichem Thema nicht „Kampagne“ neu erstellen, sondern das bereits verwendete Schlagwort „Kampagnen“ benutzen.
Schlagwörter erstellen
Im Meta-Tab der Einträge findet man unten das Feld "Schlagwörter". Nach dem Klick auf "Schlagwort hinzufügen" trägt man das Schlagwort ein, in dem Moment erscheint ein weiteres Feld mit der Wortwiederholung, auf das man klickt. Damit ist das Schlagwort angelegt. Wenn bereits mehrere Schlagwörter vorhanden sind, bekommt man Vorschläge, die mit den gleichen Buchstaben beginnen Falls ein Schlagwort bereits existiert, kann es aus der Liste übernommen werden. Mit Klick auf "Schlagwort hinzufügen" kann man das so oft wiederholen wie man möchte. Weiter hat man nichts zu tun, alles andere übernimmt das System.
Schlagwörter bearbeiten
Es kommt vor, dass man ein Schlagwort erstellt hat und erst dann sieht, dass man sich vertippt hat oder es doch etwas anders benennen möchte. In diesem Fall doppelklickt man auf das erstellte Schlagwort. Jetzt kann der Text geändert werden. Zudem hat man nach dem Doppelklick die Möglichkeit, ein Schlagwort zu "verstecken", das heißt, dieses Schlagwort wird auf den Seiten nicht mehr angezeigt. Das Löschen von Schlagwörtern ist nicht möglich.